Organizada ou simplificada: o essencial
As sociedades não escolhem; o ENI escolhe pelos gastos reais e pelo limite de 200 000 €.
- Sociedades: Têm sempre contabilidade organizada. A escolha só se coloca ao empresário em nome individual e ao trabalhador independente.
- Limite do simplificado: Rendimento anual de categoria B até 200 000 € no ano anterior. O regime só cessa se o limite for excedido em dois períodos seguidos, ou em mais de 25% num só.
- Decidem os gastos reais: Gastos altos favorecem a organizada. Gastos baixos favorecem o simplificado.
- Prazo: A opção pela organizada, ou o regresso ao simplificado, faz-se por declaração de alterações até 31 de março.
Organizada ou simplificada: o que comparar no seu caso
Uma página para imprimir ou guardar, com os números a juntar antes de decidir.
Os números do ano
- Faturação do ano anterior (limite de 200 000 €)
- Faturação prevista para este ano
- Soma das despesas com fatura de um ano típico
- Tipo de rendimento: vendas, restauração, serviços ou profissão do artigo 151.º
A comparação
- Imposto com o coeficiente do regime simplificado
- Imposto com o lucro real na organizada
- Custo do contabilista certificado na organizada
- Se tem salário ou pensão (redução dos primeiros anos)
Prazos e papéis
- Declaração de alterações entregue até ao fim de março
- Se o banco ou os clientes pedem contas organizadas
- Faturas de rendas, pessoal e material arrumadas por mês
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O que é contabilidade simplificada (regime simplificado de tributação)
É o regime simplificado do IRS: aplica-se um coeficiente ao rendimento, sem somar os gastos reais.
- Como se calcula: Multiplica-se o rendimento por um coeficiente. O resultado é o rendimento tributável.
- Contabilista: Não é obrigatório. Muitos independentes contratam um contabilista certificado para as declarações.
- Registos: Mantêm-se registos simples de rendimentos e de despesas profissionais, com todas as faturas.
- Para quem: Todo o sujeito passivo de IRS com atividade comercial ou profissional (ENI ou trabalhador independente) que cumpra o limite.
Ao contrário da organizada, no simplificado os gastos reais não entram na conta.
O que é o regime de contabilidade organizada, e como funciona no IRS
Regista tudo de forma rigorosa segundo o SNC (Sistema de Normalização Contabilística) e tributa o lucro real.
- Contabilista certificado: A contabilidade organizada exige um contabilista certificado, que a assina. As contas são entregues à Autoridade Tributária.
- Balanço e resultados: No fim do ano fazem-se as demonstrações financeiras, e delas sai o lucro tributável do negócio.
- No IRS: O ENI declara o lucro no anexo C da declaração anual.
- IES: A declaração anual com as contas é entregue pela Informação Empresarial Simplificada.
Contabilidade organizada ou simplificada: qual compensa
Dois regimes de tributação de rendimentos para a mesma atividade.
| Critério | Regime simplificado | Contabilidade organizada |
|---|---|---|
| Base do imposto | Rendimento × coeficiente | Rendimentos menos gastos reais |
| Quem pode | Categoria B até 200 000 € no ano anterior | Qualquer ENI, por opção. Obrigatória nas sociedades e em quem excede o limite nas condições da lei |
| Contabilista certificado | Não é obrigatório | Obrigatório |
| Gastos | Contam por presunção, sem somar faturas | Deduzem-se os reais, com fatura |
| Prejuízo | Não gera prejuízo fiscal | Pode gerar prejuízo, que se desconta em anos seguintes |
| IRS (declaração anual) | Anexo B | Anexo C |
| IES | Não se entrega | Entrega-se todos os anos |
| Custo de contabilidade | Mais baixo | Mais alto |
Vantagens e desvantagens da contabilidade organizada
Cada regime serve melhor um tipo de negócio.
| Critério | Vantagens | Desvantagens |
|---|---|---|
| Regime simplificado | Menos burocracia, sem contabilista obrigatório, tributação previsível | Não se podem deduzir as despesas reais, mesmo que sejam altas |
| Contabilidade organizada | Deduz as despesas reais, aceita prejuízos e dá contas fiáveis a bancos | Exige contabilista certificado e um controlo mais rigoroso das faturas |
Coeficientes do regime simplificado
O coeficiente depende do tipo de rendimento.
| Rendimento | Coeficiente | Exemplo |
|---|---|---|
| Vendas de bens, restauração, bebidas e hotelaria | 0,15 | Um café com 80 000 €: 12 000 € tributáveis |
| Outros serviços | 0,35 | Um eletricista com 60 000 €: 21 000 € tributáveis |
| Profissões liberais da lista do artigo 151.º do CIRS | 0,75 | Um arquiteto com 40 000 €: 30 000 € tributáveis |
Ver também: Veja quanto do que fatura é tributado
Duas regras que alteram o coeficiente
Valem para os coeficientes 0,35 e 0,75.
Piso de despesas
Se as despesas com fatura e certos encargos (Segurança Social, pessoal, rendas) somarem menos de 15% dos rendimentos de serviços, a diferença acresce ao rendimento tributável (artigo 31.º, n.º 13, do CIRS).
Primeiros dois anos
Os coeficientes baixam 50% no ano de início e 25% no seguinte, para quem não tem salário nem pensão.
Quando compensa a contabilidade organizada
Compensa quando os gastos reais são maiores do que o Estado presume.
| Critério | Café | Eletricista |
|---|---|---|
| Faturação | 80 000 € | 60 000 € |
| Gastos reais | 62 000 € | 48 000 € |
| Lucro real | 18 000 € | 12 000 € |
| Tributável no simplificado | 12 000 € (80 000 × 0,15) | 21 000 € (60 000 × 0,35) |
| Regime que tributa menos | Simplificado | Organizada |
Cálculo ilustrativo, sem o custo do contabilista. Regra dos 15%: no eletricista são 9 000 € de 60 000 €, e os gastos de 48 000 € ultrapassam-nos.
Ver também: Veja quanto do que fatura é tributado
Como escolher o regime de tributação, passo a passo
Quatro contas bastam: gastos reais, coeficiente, custo do contabilista e prazo.
- Some os gastos reais: Junte as faturas de rendas, material, combustível e serviços de um ano típico.
- Compare com o coeficiente: Se os gastos reais ficam acima do que o coeficiente presume, a organizada tributa menos.
- Some o custo do contabilista: A contabilidade organizada obriga a contabilista certificado, e esse custo conta.
- Decida com números: Peça uma simulação antes. A opção pode ser revertida até 31 de março de cada ano.
Ver também: Abrir atividade nas Finanças, passo a passo
Quando é obrigatório ter contabilidade organizada
Em dois casos a contabilidade organizada passa a ser obrigatória; nos restantes, escolhe-se.
- Sem escolha: sociedades: Lda., SA e unipessoais têm sempre contabilidade organizada.
- Sem escolha: rendimentos altos: Acima de 200 000 € em dois anos seguidos, o ENI passa à organizada a partir do terceiro. Com mais de 250 000 € num só ano, passa logo no seguinte.
- Escolha: por opção: Um ENI pode optar pelo regime da contabilidade organizada mesmo abaixo do limite.
- Escolha: ao abrir atividade: Quem abre atividade pode escolher logo a organizada, na declaração de início de atividade. Nesse caso, a declaração é apresentada por contabilista certificado.
Como mudar de contabilidade organizada para simplificado
A mudança faz-se por declaração de alterações, entregue a tempo.
- Confirme o limite: Para o enquadramento no regime simplificado, os rendimentos do ano anterior não podem ter ultrapassado 200 000 €.
- Entregue a alteração: Faça-o no Portal das Finanças até ao final de março do ano em que quer a mudança.
- Avise o contabilista: Ele ajusta os registos e as declarações desse ano.
Quanto custa a contabilidade organizada
O preço depende do trabalho que o negócio dá, não de uma tabela fixa.
- Documentos por mês: Quantas faturas, recibos e extratos tem de registar.
- IVA: Regime mensal ou trimestral, ou isento.
- Trabalhadores: Cada pessoa contratada traz salários, Segurança Social e retenções.
- Tipo de negócio: Stock, vários locais e importações complicam as contas.
O simulador pergunta quem é, o setor, a dimensão e o concelho.
Ver também: Saber quanto custa a contabilidade
Fontes oficiais
- CIRS, artigo 28.º (regime simplificado, limite e opção) (abre noutro separador)
- CIRS, artigo 31.º (coeficientes e despesas mínimas) (abre noutro separador)
- Portaria 1011/2001 (tabela de atividades do artigo 151.º do CIRS) (abre noutro separador)
Atualizado a 13 de outubro de 2026.