Contabilidade de pequenas empresas em quatro pontos
O que a lei pede e o que ajuda a gerir.
- Sociedades: Contabilidade organizada, com contabilista certificado e entrega anual da IES (declaração anual das contas).
- Negócios em nome individual: Regime simplificado ou contabilidade organizada, conforme a escolha.
- Todos os meses: Faturas registadas, IVA entregue, salários processados e contas conferidas.
- Para as contas: Nas contas de 2026, a microentidade tem balanço até 450 000 €, volume de negócios até 900 000 € e 10 empregados, em dois dos três limites.
O que pedir ao contabilista todos os meses
Uma página para imprimir ou guardar, com o que deve receber e entregar em cada mês.
O que lhe entrega
- Faturas de compras e de despesas, com o NIF da empresa
- Faturas emitidas e talões de caixa do mês
- Extratos bancários e do cartão da empresa
- Recibos de vencimento e despesas com pessoal, se houver
- Contratos, cartas das Finanças e da Segurança Social recebidas
O que deve receber dele
- Resumo do mês, com o balancete
- Valor do IVA a pagar ou a recuperar, antes do prazo
- Confirmação das declarações entregues
- Lista de documentos que faltam ou estão por esclarecer
O que perguntar
- As contas bateram com o banco este mês?
- Há IVA ou retenções a pagar e até que dia?
- Quanto devo reservar para o imposto sobre o lucro?
- Há prazos nos próximos 30 dias?
Uma vez por ano
- Pedir as contas do ano e perceber o resultado
- Rever o regime de IVA e de IRS
- Confirmar se a empresa muda de categoria de entidade
Descarregar em PDF (O que pedir ao contabilista todos os meses)
Que contabilidade serve à sua micro ou pequena empresa
Depende da forma jurídica e do tamanho.
| Tipo de negócio | Contabilidade | Contabilista certificado |
|---|---|---|
| Sociedade (Lda., unipessoal, SA) | Organizada, sempre | Obrigatório |
| Empresário em nome individual no regime simplificado | Simplificada, com registos simples de rendimentos e despesas | Não obrigatório |
| Empresário em nome individual com contabilidade organizada | Organizada | Obrigatório |
Ver também: Contabilidade organizada ou simplificada
Micro, pequena ou média empresa: o que conta
Há duas classificações, com fins diferentes: uma serve para as contas, a outra para os apoios às empresas.
| Classe | Trabalhadores | Volume de negócios ou balanço |
|---|---|---|
| Microempresa (definição europeia de PME) | Menos de 10 | Até 2 milhões de euros |
| Pequena empresa (definição europeia de PME) | Menos de 50 | Até 10 milhões de euros |
A definição europeia de PME (Recomendação 2003/361/CE) conta para apoios e fundos. Para as contas, vale a classificação de microentidade e pequena entidade, na tabela seguinte.
A microentidade conta até 10 empregados; a micro da definição europeia, menos de 10.
Sou microentidade ou pequena entidade?
Para as contas, a empresa fica na categoria em que não ultrapassa dois dos três limites.
| Limite | Microentidade | Pequena entidade |
|---|---|---|
| Total do balanço | Até 450 000 € | Até 5 000 000 € |
| Volume de negócios líquido | Até 900 000 € | Até 10 000 000 € |
| Número médio de empregados | Até 10 | Até 50 |
Valem para exercícios iniciados em ou após 1 de janeiro de 2026 (DL 126-B/2025). Em 2025 ainda valem 350 000 € e 700 000 € (micro) e 4 e 8 milhões (pequena).
Só se muda de categoria depois de dois períodos seguidos acima dos limites.
Calcule a dimensão da sua empresa
Escreva o balanço, o volume de negócios e o número médio de empregados e veja em que categoria fica.
Como se calcula
- Limites para exercícios iniciados a partir de 1 de janeiro de 2026.
- Uma microentidade não ultrapassa dois destes três limites: 450 000 € de total do balanço, 900 000 € de volume de negócios líquido e 10 empregados em média.
- Uma pequena entidade não ultrapassa dois destes três: 5 000 000 €, 10 000 000 € e 50 empregados em média.
- Acima disso é média ou grande entidade: confirme com o contabilista.
- Só se muda de categoria depois de dois períodos seguidos acima (ou abaixo) dos limites; nas contas de 2025 ainda valem os limites anteriores.
Valor indicativo. Confirme o seu caso.
As obrigações da contabilidade, mês a mês
O que se repete todos os meses, pela mesma ordem.
- Reúne os documentos: Faturas de compras e vendas, recibos e extratos bancários.
- Regista tudo: Cada documento entra na contabilidade no mês certo.
- Calcula o IVA: Apura o imposto a entregar ou a recuperar e cumpre a obrigação de o declarar.
- Concilia o banco: Confere se o saldo das contas bate com os extratos.
- Mostra os números: Dá ao dono um resumo do mês, com o balancete, para decidir.
Ver também: Serviços de contabilidade no Porto
Quando contratar um contabilista
Quanto mais cedo, menos acertos contabilísticos no fim do ano.
- Ao abrir a empresa: Convém escolher a forma jurídica e o regime de IVA com ajuda, antes da primeira fatura.
- Ao contratar a primeira pessoa: Salários e Segurança Social têm prazos e regras próprias.
- Ao sair da isenção: Passa a cobrar e a declarar o IVA. Confirme o regime e a periodicidade.
- Quando o atual não serve: Se não responde ou não explica os números, pode mudar sem perder o histórico da empresa.
Ver também: Contratar o primeiro trabalhador Mudar de contabilista Tipos de empresa em Portugal Checklist de abertura de empresa Processamento de salários
O que é o CMV na contabilidade
CMV é o custo das mercadorias vendidas: o que custou o que se vendeu.
- Fórmula: Existências iniciais + compras − existências finais.
- Exemplo de um café: 3 000 € + 12 000 € − 2 500 € = 12 500 € de custo das mercadorias vendidas.
- Margem bruta: Com 30 000 € de vendas: 30 000 € − 12 500 € = 17 500 €, ou 58%.
- Para que serve: Mostra quanto sobra de cada euro vendido para pagar as despesas.
No SNC o gasto chama-se custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas.
Três números para ler as contas de uma pequena empresa
Margem, liquidez e endividamento mostram, nas demonstrações financeiras, como o negócio está.
| Indicador | Fórmula | Exemplo |
|---|---|---|
| Margem bruta | (Vendas − CMV) ÷ vendas | 17 500 ÷ 30 000 = 58% |
| Liquidez geral | Ativo corrente ÷ passivo corrente | 35 000 ÷ 15 000 = 2,33 |
| Endividamento | Passivo ÷ ativo | 35 000 ÷ 115 000 = 30,4% |
Quanto mais alto o endividamento, maior o risco. Compare sempre com os anos anteriores.
Ver também: O balanço patrimonial, com exemplo
Que programa de contabilidade usar numa microempresa
O programa conta menos do que a rotina de enviar os documentos.
- Faturação: Confirme no Portal das Finanças como pode emitir faturas no seu caso.
- Contabilidade: O contabilista trabalha na ferramenta que usar. Peça-lhe que receba os documentos digitais.
- Fotografar documentos: Enviar as faturas por fotografia ou PDF mantém o arquivo em dia.
- Cuidado: Um programa sozinho não substitui quem conhece as regras fiscais.
O que muda quando a empresa cresce
Mais pessoas, mais clientes e mais obrigações.
- Mais documentos: Mais faturas pedem rotina diária de registo, e não só uma entrega no fim do mês.
- Mais pessoas: Salários, férias e subsídios entram no calendário mensal.
- Mais crédito: O banco pede contas fiáveis e rácios em ordem.
- Mais controlo: Orçamentos, relatórios e comparações com o ano anterior passam a ser úteis.
Fontes oficiais
Atualizado a 13 de outubro de 2026.